Materi Lanjutan II

Ada beberapa prinsip berorganisasi al :
1. Perumusan tujuan dengan jelas
2. Pembagian tugas pekerjaan
3. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
4. Banyaknya tingkat hirarkis
5. Rentangan pengawasan
6. Memahami tugas masing-masing dan kaitan tugas secara keseluruhan

Ad.1. Perumusan tujuan dengan jelas
Fungsi tujuan organisasi adalah :
1. sebagai pedoman bagi perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan
2. sebagai sumber legitimasi, untuk membenarkan segala kegiatan yang akan dilaksanakan
3. sebagai standar pelaksanaan, dimana segala kegiatan harus berorientasi pada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
4. sebagai sumber motivasi, bagi karyawan untuk bekerja lebih produktif
5. sebagai dasar rasional bagi kegiatan berorganisasi

Kendala dalam mencapai tujuan :
1. Dalam berorganisasi yang kurang stabil, kadang-kadang tujuan dapat berubah -> pengaruh lingkungan, biaya berubah, ada penemuan baru dll
2. Pimpinan hanya memusatkan pada suatu bagian saja sehingga bagian lain terabaikan
3. Kurang adanya kerjasama yang baik

Yang perlu diperhatikan agar tujuan dapat dicapai dengan efektif :
1. Individu-individu yang nantinya harus bertanggung jawab, hendaknya dilibatkan dalam perumusan tujuan.
2. Adanya pembagian tugas
3. Tujuan harus realistis, dalam arti dissuaikan dengan keadaan lingkungan ekstern dan kondisi intern organisasi
4. Apabila tujuan organisasi ternyata tidak dapat dicapai sepenuhnya, maka pimpinan harus meneliti apa yang menjadi penyebab tidak tercapainya, kemudian mengadakan koreksi.

Ad. 2. Pembagian tugas pekerjaan
Dalam membagi tugas perlu mengikuti pedoman sbb :
1. Tujuan harus dijabarkan ke dalam tugas-tugas pokok
2. Tugas pokok kemudian dijabarkan kedalam fungsi
3. Fungsi diikuti dengan kegiatan-kegiatan
4. Setiap pejabat/pegawai perlu diberi daftar tugas yang harus dijalankan
5. Meskipun tugasnya itu bervariasi, namun satu dengan yang lainnya tetap berkaitan
6. Penempatan kedudukan setiap pejabat atau pegawai haruslah tepat sesuai dengan bidang keahlian, pembawaan, kecakapan dan kemampuan
7. Beban tugas dibuat se-sama rata mungkin, sehingga tercipta keadilan, kepuasan dan kegairahan kerja
8. Penambahan dan pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan kebutuhan dan volume kerja
9. Penggeseran pegawai haruslah didasarkan pada penciptaan kondisi kerja yang lebih baik, atau bersifat mendidik

Manfaat dalam pembagian tugas :
1. Untuk memperingan tugas koordinasi
2. Untuk memperlancar pengawasan
3. Untuk memanfaatkan dasar keahlian
4. Untuk menghemat biaya

Pelimpahan wewenang dan Tanggung jawab
Pelimpahan wewenang adalah penyerahan sebagian dari wewenang atasan kepada bawahan setelah diadakan penyerahan tugas pekerjaan kepada yang bersangkutan
Untuk dapat menjalankan tugas dengan baik, maka kepada para petugas atau pejabat harus dilimpahi wewenang. Sebagai konsekuensi itu harus disertai pertanggungjawaban yang sepadan.
Wewenang yang dilimpahkan itu meliputi wewenang untuk menjalankan tugasnya, wewenang untuk memerintah bawahannya dan wewenang untuk menggunakan fasilitas/peralatan yang dibutuhkan.
Atasan harus percaya sepenuhnya bahwa bawahan yang dilimpahi wewenang itu mampu untuk melaksanakan tugasnya dengan baik, namun tidak berarti bahwa atasan lalu terlepas dari tanggung jawab.

Manfaat Pelimpahan Wewenang
1. Pemimpin dapat melakukan tugas-tugas pokok saja.
2. Tiap tugas dapat dikerjakan pada eselon yang tepat.
3. Keputusan dapat diambil dengan cepat, dengan kondisi pemikiran yang jernih dan tidak kacau.
4. Bawahan dapat berpartisipasi lebih banyak, dalam bentuk memberikan masukan-masukan yang bermanfaat bagi atasan.
5. Dapat dihindarkan sikap menunggu perintah.
6. Berguna sebagai latihan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi.
7. Pelayanan dapat berjalan terus, meskipun pejabatnya sedang tidak ada ditempat.

Pedoman dalam pelimpahan wewenang :
a. Batas wewenang, tugas dan tanggung jawab harus jelas dan seimbang
b. Memperhatikan pendapat pegawai yang akan menerima wewenang
c. Percaya bahwa penerima wewenang akan mampu menjalankan tugas dan tanggung jawab
d. Pemberi wewenang harus tetap melakukan pengarahan, bimbingan dan pengawasan, sehingga tugas dapat dijalankan dengan baik.

Tanggung jawab
Konsekuensi penerimaan wewenang dalam menjalankan tugasnya, maka ia harus mempertanggungjawabkan hasil pelaksanaan tugas pekerjaannya.
Tanggung jawab dibedakan atas :
1. Tanggung Jawab Hukum, yaitu tanggung jawab yang dilimpahkan melalui saluran hukum.
2. Tanggung Jawab Politik, yaitu tanggung jawab yang dilandasi pada partai politiknya, bukan pada atasannya.
3. Tanggung Jawab Jabatan, yaitu tanggung jawab yang dilakukan seseorang dalam jabatan yang dipangkunya.
4. Tanggung Jawab Kelembagaan, yaitu tanggung jawab bagi setiap warga suatu organisasi, untuk tetap menjunjung tinggi organisasinya.
Wewenang


A = Pimpinan cenderung Otoriter
B = Pelimpahan wewenang yang baik
C = Pengeksploitasi tenaga/pikiran



Tingkatan Hirarki
Adalah banyaknya tingkatan unit kerja dalam suatu organisasi.
Sebaiknya jangan terlalu banyak, karena perintah dari pucuk pimpinan yang harus sampai pada unit kerja paling bawah dapat berkurang sesuai lagi.

Rentangan Pengendalian
Maksudnya adalah banyaknya bawahan yang sebaiknya masih bisa diawasi dengan baik.

Faktor yang mempengaruhi dalam kemampuan pengawasan :
• Faktor Obyektif ---------> a. macamnya pekerjaan
b. tersebar tidaknya mereka yang diawasi
c. seragam tidaknya pekerjaan yang diawasi
- Faktor subyektif ---------> a. umur pengawas
b. pengalaman dibidang yang diawasi
c. kesehatan yang bersangkutan
d. kecakapan , dll

Materi Lanjutan 1

Penyakit organisasi :
1. Tujuan memang telah ditetapkan, namun tidak dirumuskan secara rinci dan jelas
2. Pembagian tugasnya tidak adil, tidak merata, tidak tuntas dan tidak jelas batas-batasnya
3. Para anggota hanya mau bekerja sesuai dengan tugasnya semata, sehingga dalam tubuh organisasi menjadi terkotak-kotak, tidak ada kerjasama antar unit dan antar petugas
4. Masing-masing merasa bahwa dirinya dan unitnyalah yang paling penting, sedangkan unit lainnya tidak penting atau kurang penting
5. Seorang petugas atau pejabat diberi tanggung jawab yang tidak seimbang dengan wewenangnya
6. Terlalu banyak bawahan yang harus diawasi, sehingga menjadi kewalahan
7. Seorang bawahan mendapat perintah lebih dari satu atasan mengenai hal yang sama tetapi perintahnya saling bertentangan


Obat penyakit organisasi :

Ada beberapa pendapat mengenai obat penyakit organisasi, yakni harus memperhatikan dan mengikuti prinsip-prinsip organisasi al :
Fayol : 1. Pembagian tugas yang jelas
2. Kesatuan pengarahan
3. Sentralisasi
4. Mata rantai tingkat jenjang organisasi

Max Weber :
1. Semua kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi harus didasarkan keahlian, sehingga pemegang jabatan mampu menjalankan tugas dengan baik.
2. Pelaksanaan tugas pekerjaan harus sesuai dengan kebijaksanaan, peraturan dan prosedurnya
3. Setiap pelaksanaan tugas pekerjaan harus dapat dipertanggung jawabkan kepada atasan melalui mata rantai tingkat unit organisasi
4. Semua keputusan harus diambil secara formal dan tidak ada pertimbangan yang sifatnya pribadi
5. Hal-hal yang menyangkut bidang kepegawaian harus didasarkan pada sistem kecakapan (Merit System )

MATERI AWAL ORMEN

ORGANISASI DAN MANAJEMEN
Dosen Pembimbing : Joko Siswantoro


Literature :

1. Dasar-dasar Organisasi
~> Drs. Sutarto

2. Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen
~>Sarwoto

3. Pokok-2 Organisasi dan Manajemen
~>Drs.Ibnu Syamsi,SU

4. Azas Manajemen Modern
~>Baru Swastha

5. Analisa Organisasi Modern
~>Drs. Komaruddin

6. Tanya jawab pengantar O & M
~>Ida Indrawati

7. Pengantar studi Ilmu Adm. & Manajemen
~> Soewarno Handayaningrat

8. Manajemen Dasar,Pengertian dan Masalah
~>Drs.Malayu SP, Hasibuan







Pokok-pokok Bahasan Organisasi Manajemen

I. Pendahuluan
II. Hakekat Organisasi
III. Azas / Prinsip Organisasi
IV. Bentuk Organisasi
V. Bagan Organisasi
VI. Fungsi Organisasi
VII. Manajemen
VIII. Perencanaan
IX. Pengorganisasian
X. Pengarahan
XI. Pengawasan

Fungsi Manajemen menurut Terry :
1. Planning
2. Organizing
3. Actuating
4. Controlling

Hubungan antara Organisasi, Administrasi, dan Manajemen

1. Organisasi
2. Administrasi
3. Manajemen
4. Kepemimpinan
5. Kebijakan/Pengambilan Keputusan
6. Komunikasi
7. Tujuan


Organisasi dan Manajemen adalah bagian dari Administrasi.
Inti dari Manajemen adalah Kepemimpinan
Yang bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan adalah pemimpin.
Oleh karena itu inti dari kepemimpinan adalah pengambilan keputusan
Dalam proses pengambilan keputusan pimpinan selalu mempertimbangkan dan perlu masukan dari manusia / komunikasi terutama hubungan antara pimpinan dan bawahan.
Dalam hal ini sejauh mana bantuan / masukan dari pihak bawahan / staf kepada pimpinan dalam proses pengambilan keputusan.

Hakekat Organisasi

Pengertian Organisasi :
 sebagai wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerjasama dalam usahanya untuk mencapai tujuan
 dkl. Organisasi merupakan sarana untuk mencapai tujuan

Unsur-unsur organisasi :
Sebagai wadah
Adanya kegiatan
Kumpulan orang-orang
Kerjasama
Tujuan

Organisasi ditinjau dari 2 sudut :
1. Sebagai wadah -> sifatnya statis
Sebagai wadah karena setiap orang harus jelas tugas, wewenang dan tanggung jawabnya serta hubungan tata kerjanya.
Sifatnya statis karena organisasi merupakan tempat dimana kegiatan manajemen dilaksanakan dan setiap organisasi memiliki pola struktur yang relatif permanen sifatnya.
Dan wadah ini menunjukkan tempat dan diwujudkan dalam suatu struktur
Sifatnya permanen karena tidak mudah untuk mengubah kedudukan seseorang ~ yang berhubungan dengan tugas.

2. Sebagai proses -> sifatnya dinamis
Sebagai proses karena memperhatikan dan menyoroti interaksi antar orang-orang (anggota organisasi) tanpa melihat pimpinan dan bawahan dalam mengadakan aktivitas dari tata hubungan yang terjadi dalam organisasi, baik hubungan formal maupun informal.
Yang dimaksud aktivitas tata hubungan yaitu hubungan antara pimpinan dan bawahan, pimpinan dengan pimpinan serta bawahan dengan bawahan.
Hubungan formal -> hubungan yang diatur dalam suatu aturan tertentu.
Hubungan informal -> hubungan yang dilakukan diluar organisasi.

Ciri-ciri hubungan formal
1. pengambilan keputusan ditentukan pimpinan
2. saluran komunikasi ditentukan secara komando/perintah
3. wewenang dan tanggung jawab dari atas ke bawah
4. keterlibatan anggota organisasi terbatas ditentukan oleh pimpinan

Ciri-ciri hubungan non-formal
1. inisiatif dari anggota sendiri
2. timbulnya secara alamiah dan spontanitas
3. koohesif ~>mempunyai rasa ketergantungan
4. mempunyai perilaku yang berbeda
5. ukurannya kecil ~> biasanya untuk organisasi kecil