ORGANISASI DAN METODE

ORGANISASI & METODE

Literature :
1. Organisasi dan Metode  FX. Soejadi,MPA
2. Analisa Administrasi  Norman Dhani, SH
3. Tata Kerja Organisasi  W. Lazdiro
4. Sistem dan Prosedur Ramli RM

I. Pendahuluan :
1. Pengertian Organisasi dan metode
2. Fungsi dari unit Organisasi dan metode
3. Organisasi dan metode sebagai kegiatan analisis
II. Analisis Organisasi dan Ruang Lingkup
1. Prinsip dan bentuk organisasi
2. Komunikasi dan tata kerja organisasi
3. Sistem dan prosedur organisasi
4. Metode analisa system
III. Analisis Kepegawaian dan Penyederhanaan Kerja
1. Analisis Pekerjaan
2. Analisa beban kerja dan penyelidikan kerja
3. Penilaian kerja dan efisiensi
4. Pendekatan dan metode penyederhanaan kerja
IV. Tabel Arus Kerja
Sumber-sumber pokok yang diperlukan oleh organisasi :
1. Manusia / tenaga kerja
2. Biaya / uang
3. Bahan / material
4. Mesin dan peralatan


Organisasi dan Metode Merupakan rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kedayagunaan segala sumber dan faktor yang menentukan keberhasilan proses manajemen, terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi dalam rangka mencapai tujuan.


Fungsi Organisasi dan Metode :
• Merencanakan, menyusun, menilai / mengembangkan pola pokok / struktur organisasi.
• Mengarahkan dan menyelenggarakan policy dan taktik organisasi
• Mendayagunakan tenaga kerja dengan menetapkan orang-orang yang tepat pada jabatannya  melalui klasifikasi jabatan, uraian jabatan, analisa pekerjaan dan evaluasi pekerjaan yang setepat-tepatnya.
• Membantu top manajer dalam merencanakan, menyusun dan menyempurnakan prosedur kerja dan tata kerja
• Membantu top manajer dalam melaksanakan visualisasi rencana kerja, program kerja dan penjadwalannya

• Membantu top manajer dalam menemukan pola pokok dan sistem pengumpulan , penyusunan, penyimpanan, dan pemeliharaan serta penetapan jangka waktu atas pemusnahan data, dokumen dan informasi yang amat penting
• Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi tata kerja
• Membantu top manajer dalam menyusun buku-buku pedoman kerja
• Mengevaluasi sistem laporan dan pelaksanaan program kerja
• Memelihara hubungan kerjasama antar unit
• Melakukan pengawasan atas pelaksanaan intruksi pimpinan
• Mempercepat dan mempertepat dalam proses pengambilan keputusan
• Staf O&M membantu dan membebaskan top manajer dari tugas-tugas yang rutin dan teknis

Hakekat O&M  ditentukan oleh kehadiran staff
O&M merupakan kegiatan survey dan analisis pemecahan masalah yang ada dalam organisasi.
Dalam melakukan analisis dan survey diperlukan suatu pendekatan /approach al:
1. problem observation / peninjauan permasalahan; mengapa organisasi tidak dapat berkembang ?
2. problem identification / penentuan ciri-ciri permasalahan
3. seasous determination / penentuan sebab-sebab terjadinya permasalahan
4. problem solution / penentuan cara pemecahan


Tahap-tahap analisis dan survey yang dilaksanakan O&M :
1. pendekatan terhadap masalah yang dihadapi :
a. perumusan tujuan survey
b. penentuan ruling survey
c. penentuan sasaran survey
d. penentuan sampling survey
membuat daftar  kolom-2 yang memuat :
• tujuan
• sasaran
• sampling
• pembagian kerja
• pembagian waktu
• anggota tim
• hasil yang diharapkan
• biaya yang dibutuhkan
2. pelaksanaan survey  yang perlu diperhatikan :
 pengumpulan data / data collecting – ada 2 :
a. primer : terjun langsung –quesioner
b. sekunder : melalui buku-buku yang sudah ada
 pengumpulan fakta /fact finding :
Fakta  lebih komprehensif
Data  belum tentu valid
Fakta dapat dilakukan dengan :
a. peninjauan langsung ke sasaran
b. wawancara langsung / direct interview
c. diskusi formal / informal
d. membagikan desain survey yang memuat question
e. library reference / pemanfaatan kepustakaan
3. analisis / pengolahan  yang perlu dilakukan :
a. pembuatan table dan klasifikasi data dan fakta yang diperoleh
b. penguraian isi hasil survey
c. pembaganan / charting
d. comperention / membandingkan bagan-bagan tersebut dengan teori yang ada
e. penemuan permasalahan / finding
f. penentuan ciri-ciri permasalahan
g. penemuan sebab-sebab terjadinya
h. alternative pemecahan
i. penetapan salah satu alternative yang terbaik

4. presentation / penyajian hasil survey dan analisa :
a. penyerahan laporan lengkap
b. pemaparan secara lisan laporan yang dibuat termasuk kesimpulannya.
5. implementation / penerapan hasil dari survey
a. pembinaan hubungan secara continue
b. membuat laporan kemajuan / progress report
c. evaluation / penilaian dari implementasi

Inti efisiensi :
 perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan.
Ukuran efisiensi :
1.  efektif : kegiatan yang dilaksanakan dengan tepat ; target dicapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan
2. ekonomi : biaya,tenaga kerja, material,peralatan,waktu,ruangan dimanfaatkan secara tepat – dihindari pemborosan.
3. pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan – sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan
4. pembagian kerja yang nyata; didasarkan atas beban kerja dan ukuran kemampuan kerja.
5. rasionalitas wewenang dan tanggung jawab ; -- jangan sampai terjadi seseorang mempunyai wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya – wewenang lebih besar, maka organisasinya tidak efisien.
6. prosedur kerja yang praktis  staff O&M mempunyai target : bagaimana pelaksanaan organisasi dapat praktis dan ekonomis-- ; menciptakan suasana kerja yang nyaman , pelayanan kerja yang memuaskan harus dijadikan pedoman dalam organisasi.