Ada beberapa prinsip berorganisasi al :
1. Perumusan tujuan dengan jelas
2. Pembagian tugas pekerjaan
3. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
4. Banyaknya tingkat hirarkis
5. Rentangan pengawasan
6. Memahami tugas masing-masing dan kaitan tugas secara keseluruhan
Ad.1. Perumusan tujuan dengan jelas
Fungsi tujuan organisasi adalah :
1. sebagai pedoman bagi perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan
2. sebagai sumber legitimasi, untuk membenarkan segala kegiatan yang akan dilaksanakan
3. sebagai standar pelaksanaan, dimana segala kegiatan harus berorientasi pada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
4. sebagai sumber motivasi, bagi karyawan untuk bekerja lebih produktif
5. sebagai dasar rasional bagi kegiatan berorganisasi
Kendala dalam mencapai tujuan :
1. Dalam berorganisasi yang kurang stabil, kadang-kadang tujuan dapat berubah -> pengaruh lingkungan, biaya berubah, ada penemuan baru dll
2. Pimpinan hanya memusatkan pada suatu bagian saja sehingga bagian lain terabaikan
3. Kurang adanya kerjasama yang baik
Yang perlu diperhatikan agar tujuan dapat dicapai dengan efektif :
1. Individu-individu yang nantinya harus bertanggung jawab, hendaknya dilibatkan dalam perumusan tujuan.
2. Adanya pembagian tugas
3. Tujuan harus realistis, dalam arti dissuaikan dengan keadaan lingkungan ekstern dan kondisi intern organisasi
4. Apabila tujuan organisasi ternyata tidak dapat dicapai sepenuhnya, maka pimpinan harus meneliti apa yang menjadi penyebab tidak tercapainya, kemudian mengadakan koreksi.
Ad. 2. Pembagian tugas pekerjaan
Dalam membagi tugas perlu mengikuti pedoman sbb :
1. Tujuan harus dijabarkan ke dalam tugas-tugas pokok
2. Tugas pokok kemudian dijabarkan kedalam fungsi
3. Fungsi diikuti dengan kegiatan-kegiatan
4. Setiap pejabat/pegawai perlu diberi daftar tugas yang harus dijalankan
5. Meskipun tugasnya itu bervariasi, namun satu dengan yang lainnya tetap berkaitan
6. Penempatan kedudukan setiap pejabat atau pegawai haruslah tepat sesuai dengan bidang keahlian, pembawaan, kecakapan dan kemampuan
7. Beban tugas dibuat se-sama rata mungkin, sehingga tercipta keadilan, kepuasan dan kegairahan kerja
8. Penambahan dan pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan kebutuhan dan volume kerja
9. Penggeseran pegawai haruslah didasarkan pada penciptaan kondisi kerja yang lebih baik, atau bersifat mendidik
Manfaat dalam pembagian tugas :
1. Untuk memperingan tugas koordinasi
2. Untuk memperlancar pengawasan
3. Untuk memanfaatkan dasar keahlian
4. Untuk menghemat biaya
Pelimpahan wewenang dan Tanggung jawab
Pelimpahan wewenang adalah penyerahan sebagian dari wewenang atasan kepada bawahan setelah diadakan penyerahan tugas pekerjaan kepada yang bersangkutan
Untuk dapat menjalankan tugas dengan baik, maka kepada para petugas atau pejabat harus dilimpahi wewenang. Sebagai konsekuensi itu harus disertai pertanggungjawaban yang sepadan.
Wewenang yang dilimpahkan itu meliputi wewenang untuk menjalankan tugasnya, wewenang untuk memerintah bawahannya dan wewenang untuk menggunakan fasilitas/peralatan yang dibutuhkan.
Atasan harus percaya sepenuhnya bahwa bawahan yang dilimpahi wewenang itu mampu untuk melaksanakan tugasnya dengan baik, namun tidak berarti bahwa atasan lalu terlepas dari tanggung jawab.
Manfaat Pelimpahan Wewenang
1. Pemimpin dapat melakukan tugas-tugas pokok saja.
2. Tiap tugas dapat dikerjakan pada eselon yang tepat.
3. Keputusan dapat diambil dengan cepat, dengan kondisi pemikiran yang jernih dan tidak kacau.
4. Bawahan dapat berpartisipasi lebih banyak, dalam bentuk memberikan masukan-masukan yang bermanfaat bagi atasan.
5. Dapat dihindarkan sikap menunggu perintah.
6. Berguna sebagai latihan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi.
7. Pelayanan dapat berjalan terus, meskipun pejabatnya sedang tidak ada ditempat.
Pedoman dalam pelimpahan wewenang :
a. Batas wewenang, tugas dan tanggung jawab harus jelas dan seimbang
b. Memperhatikan pendapat pegawai yang akan menerima wewenang
c. Percaya bahwa penerima wewenang akan mampu menjalankan tugas dan tanggung jawab
d. Pemberi wewenang harus tetap melakukan pengarahan, bimbingan dan pengawasan, sehingga tugas dapat dijalankan dengan baik.
Tanggung jawab
Konsekuensi penerimaan wewenang dalam menjalankan tugasnya, maka ia harus mempertanggungjawabkan hasil pelaksanaan tugas pekerjaannya.
Tanggung jawab dibedakan atas :
1. Tanggung Jawab Hukum, yaitu tanggung jawab yang dilimpahkan melalui saluran hukum.
2. Tanggung Jawab Politik, yaitu tanggung jawab yang dilandasi pada partai politiknya, bukan pada atasannya.
3. Tanggung Jawab Jabatan, yaitu tanggung jawab yang dilakukan seseorang dalam jabatan yang dipangkunya.
4. Tanggung Jawab Kelembagaan, yaitu tanggung jawab bagi setiap warga suatu organisasi, untuk tetap menjunjung tinggi organisasinya.
Wewenang
A = Pimpinan cenderung Otoriter
B = Pelimpahan wewenang yang baik
C = Pengeksploitasi tenaga/pikiran
Tingkatan Hirarki
Adalah banyaknya tingkatan unit kerja dalam suatu organisasi.
Sebaiknya jangan terlalu banyak, karena perintah dari pucuk pimpinan yang harus sampai pada unit kerja paling bawah dapat berkurang sesuai lagi.
Rentangan Pengendalian
Maksudnya adalah banyaknya bawahan yang sebaiknya masih bisa diawasi dengan baik.
Faktor yang mempengaruhi dalam kemampuan pengawasan :
• Faktor Obyektif ---------> a. macamnya pekerjaan
b. tersebar tidaknya mereka yang diawasi
c. seragam tidaknya pekerjaan yang diawasi
- Faktor subyektif ---------> a. umur pengawas
b. pengalaman dibidang yang diawasi
c. kesehatan yang bersangkutan
d. kecakapan , dll
Tidak ada komentar:
Posting Komentar